會計資訊系統-交流園地

Q040-1

　在會計處理作業中，立沖帳處理極為重要。一般在財務報表上所顯示的會計科目，可以稱之為控制科目(帳)(Control Account)或總帳科目，屬於彙總各相關明細科目(帳)(Subsidary Account)後的餘額。譬如：業界常見的賒銷交易，當發生一筆賒銷交易時(假設客戶為Ａ)，就會計分錄而言，借方為應收帳款－Ａ客戶；貸方為銷貨收入。則「應收帳款」稱為控制科目；Ａ客戶即用來表示其明細科目。因為就會計或管理的目的來說，不僅須了解交易對財務報表的影響，亦須了解此交易對明細科目的影響。以前述例子來看，透過適當的立沖帳，才能了解哪一客戶欠公司多少的貨款(也才能據此編製應收帳款帳齡分析、了解個別客戶的信用狀況)。

　所謂的「立沖帳」就是在設定一會計科目(控制科目／帳)時，亦須考慮該會計科目有無相關明細科目／帳，以便日後某科目之控制科目餘額會等於其各明細科目餘額。會計上常見的這類科目，有：銀行存款、應收票據、應收帳款、存貨、固定資產...等。期初開帳所需要的資料包括：去年(或電腦帳上線前一個月)的資產負債表與各科目結餘的餘額明細表。其中，有關未兌現的應收／應付票據和應收／應付帳款、尚未清償的銀行借款、預收／預付貨款...等明細資料建立完成後，將來在做沖銷(前述科目餘額減少)時，不僅可沖銷明細餘額，亦能結算相對應控制科目的餘額，此外，亦有助於稽核(Auditing)之進行。

　大體而言，沖銷可分為餘額沖銷與逐筆沖銷；譬如：應收帳款的沖銷，餘額沖銷就是收到某一客戶的貨款後，直接從該客戶應收總額扣減一筆金額；逐筆沖銷就是客戶支付貨款時，必須先辨認原是哪一(幾)筆貨款，再予進行沖減應收帳款。如下圖：

應收帳款(筆)	客戶付款(次)
1	1
1	多
多	1
多	多

　其中，一筆帳款對應一筆付款，最為單純，只要沖銷的鍵值(Key)設定的好，應可正確沖銷。其他情況，在電腦程式設計上，則複雜的多。會計系統方面，實際的操作案例，可參考鼎新超級特助系統有關「財務管理特助」的相關說明。此外，大誠行系統，亦有相關線上FAQ可供參考。

陳專塗　89/7/3

Q040-2

－1同學回應：[921會三C AIS第4組] (92/10/9)

會發生「貨到時，會計有時會忘記沖帳」的情況，是因為會計人員未能將會計控制科目的相關明細科目之資料建立清楚，如此一來，購買材料時已經將錢付出去，但貨到時卻沒有將預付科目轉沖，造成會計帳和庫存帳不符合，而且無法有效或無從查帳的情況。

此時可透過「立沖帳」來解決，立沖帳是在設立一會計科目(總帳科目)時，同時要考慮到該科目有無相關明細科目，使日後該總帳科目的餘額會等於其各明細科目的餘額。立沖帳是分類帳的勾稽明細，因此要建立立沖結餘表和立沖明細表，結帳時明細科目的總餘額要等於總帳科目的餘額。

在貨到時，明細科目需做「立沖帳戶」的沖銷。在電腦系統中點選立沖帳戶，設定其可跳出「立沖帳戶餘額表」的對話方塊，便於查出其往來的紀錄，並沖銷此次購貨的金額。當科目、立沖帳對象輸入後，可設定按某個快速鍵，採用產生提示或是關聯的對話方塊，以便隨時調出所需要的資料。立沖帳管理系統可以充分了解每一子科目的交易事項，在電腦系統中設定在輸入每一控制科目時，程式會自動出現其明細科目，便可再此同時沖銷明細科目的餘額。如此可以解決收到貨時，只沖銷預付費用，沒有沖銷該貨品的明細科目，而日後誤以為該貨品沒有收到的問題。

此外，可將電腦系統設定成自動過帳，再針對不同類別的傳票，設定其過帳規則。使用者可自訂明細帳管理(即稱為立沖帳，是除了應付款項及票據、應收款項及票據、固定資產明細帳外的其他應管理明細帳的科目，對於採購系統的欲進量或訂單系統的欲出量，只要有分批進貨或分批出貨而產生一對一、一對多、多對一、多對多的情況，皆為是立沖帳的管理)，透過自訂各明細帳科目應搜集及鍵入的參考資訊、每一參考欄位的抬頭(Label)、各明細帳的報表內容及格式、定義立沖帳「自動攤銷」的科目，電腦系統可自動產生攤銷傳票，且可指定以月或日為單位計算攤銷金額。

一般在會計作帳的過程中，常有一些科目要作立沖帳，來沖銷各明細資料，而這沖銷明細報表常在跨年度結轉時，虛帳戶沖銷後，於下年度要做該科目立沖帳時，已無沖銷之明細報表可查詢、瞭解，因而造成會計人員做帳的困擾；透過設定「立沖帳戶餘額表」，立沖作業之摘要內容及明細資料不會因為年底結轉而消失，讓作帳人員有立沖之明細資料及報表可以查詢，且各年度立沖帳明細完全呈現，可節省更多立沖帳查詢的時間。

會計控制的目標，在於保留各項交易的適當審計軌跡，便於追溯或驗證財務報表中的各項記錄。對採購與支付循環中的會計記錄，應著重於防止交易產生負債的低估，尤其要防止有意或無意地漏計「期末已驗收物品但尚未收到供應商發票的支付義務(負債)」。除了主要的會計記錄，在採購與支付循環中設立補充記錄，如：請購單資料檔、採購單檔及驗收單檔...等，以便於驗證在既定期間內發生的採購交易均已如數入帳。

＊參考資料：

・林志軍、許連贊，會計資訊系統，五南圖書出版公司，頁250~251

・總帳 / 立沖帳管理系統，訊豐資訊科技－企業ERP顧問服務

・選購商用軟體您不可不知道的軟體應用機制，華越資訊

・玩具製造業管理電腦化導引－參、電腦化作業範圍，台灣區玩具工業同業公會

・如何选择正确的ERP系统？(三)，易建科技有限公司

陳專塗　審校92/10/15

Q040-3

－１同學回應：[991 AIS第 8 組 ](99/11/02)

現代商業活動頻繁，除了銀行票據、帳款、固定資產外還有其他的會計科目需要許多明細帳來分別登錄管理，然而明細帳不只在實帳戶有，連虛帳戶都有，因此可依需求建立多個明細帳科目，以便管理。如「資產提列折舊」一般，立帳科目也可以事先設定預定沖轉傳票日期，例如：租金費用，透過批次作業，每月自動產生傳票，大大減少沖帳作業量。沖帳系統也有時光回溯的功能，立沖帳系統可以在彈指之間，立刻查到特定時間點的帳務餘額，以支援會計及財務決策。

＊參考資料：

・產品介紹，力冠國際資訊顧問

・總帳交易立沖 Sage ACCPAC，2010/02/04，匯科亞太，台灣黃頁

陳專塗　審校99/11/26

＊　對本議題，我也有意見要表達！ clift@scu.edu.tw(請註明問題代號)

＊　來信請注意 ......

(2010/11/26更新)

　　　　　　　　　　　　　　　　　　(2010/11/26更新)