(2005/11/28更新)

Q234-1

－１同學回應： 會三C [9215****@scu.edu.tw](94/11/27)

以下內部管理範例，參考應用凱聚股份有限公司。

謹提供銷貨合約和購貨合約(採購合約)供作參考：

銷貨合約接到銷貨訂單時，有下列內部管理辦法辦理：I. 對客戶做徵信調查。由業務部門調查客戶是否符合條件，過去有無延遲繳款或未付款的紀錄。 II. 給客戶授信度有無超過授信限額。 III. 業務部門調查完畢，轉交會計部門覆核，若符合條件，則由業務部製作銷售合約。 IV. 業務部門完成製作銷售合約後，交業務主管簽核，會會計部門覆核轉呈上級主管核准用印。 V. 上級核准合約用印後，業務部門根據合約出貨時間、出貨產品規格及條件等編製銷售通知單，一式三聯。 第一聯：送生產部 第二聯：送交會計部門 第三聯：業務部門留底。 VI. 生產部門接到銷售定單後，開立製造令，通知相關人員備料安排生產時間。

採購合約之內部控制： A. 抽出至少三家廠商的資料卡做詢價 B. 詢價後需再與廠商比價和議價 C. 與廠商比價和議價的過程中，需特別注意採購貨品的規格是否符合公司的需求，質量是否通過相關機構或公司之標準。 D. 採購部門編好訂購的合約後給會計部門，與過去採購價格比較是否合理，其原因何在。 E. 會計部門覆核採購合約後，需將採購合約轉呈上級主管核閱。 F. 上級主管核閱後，若金額超過採購主管之限額，需上呈總經理簽核並用印。

訴訟管理辦法： 1.本公司之客戶或供應商有不履行合約時依照本方法管理 2.調閱逾期未繳款之銷貨合約，及平時催辦往來之函件，其已循法律途徑解決者，調閱訴訟文件 3.延期交貨之購料，應查明是否按合約規定罰款。並將違約事實以函件通知供料廠商。 4.所交貨品之品質、規範不盡符合但可使用，亦屬違約之一，如有急需，不能等候更換，改以減價收貨者，是否經有權人核准。 5.以上銷貨客戶及供貨廠商之違約事件經公司以函件通知對方需約按合約處理，但未能獲得圓滿解決時，將此類案件轉將公司法務部。 6.法務部門接手上訴案件後，視違約金額大小及嚴重與否分案辦理。 7.若違約金額及違約情形並非重大，由公司法務部門及可處理者，由公司法務人員按合約規定之管轄法院提出訴訟，若合約金額及情形重大者，申報上級核准，將案件轉交公司法律顧問或合作律師，向管轄法院提出訴訟。 8.法律部門或律師提出訴訟時，法務部門應事先通知業務部門、會計部門及相關部門備妥提出訴訟時所需之證據文件，由法務部門彙總辦理，相關部門應協助之。 9.提出訴訟時，需至法院進行申訴答辯時，統一由法務部門協調相關部門辦理。 10.訴訟案件進行一審、二審或三審法務部門應定期追蹤並向上級報告。

＊參考資料：

・凱聚股份有限公司內部稽核制度(民93)，「採購合約作業稽核」、「罰款查核作業之稽核管理」，頁28及37

・車和科技股份有限公司會計制度，第二版，朱威任會計師、徐信達先生編著，新揚聯合會計師事務所

・感謝 徐信達先生指導

陳專塗　審校94/11/28　

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